Hoe maak je je vergadersessies tot een succes?

Omdat videobellen niet tot jouw core-business behoort, heeft Monique van der Velden wat tips en trucs opgesomd.

  • Besteed aan het begin van je werkdag de eerste 5 minuten aan het optimaliseren van beeld en geluid.
  • Zorg voor een rustige omgeving en een rustige achtergrond. Laat gezinsleden weten dat ze niet binnen kunnen komen. Zorg ook dat de camera niet beweegt en dat je geen achtergrondgeluiden hebt.
  • Zorg dat je laptop met stroom verbonden is. Dit zorgt ervoor dat deze niet in de energiezuinige modus gaat. Dit komt de kwaliteit van het beeld ten goede.
  • Let op vertraging in de lijn. Houd hier rekening mee als je praat. Zo voorkom je dat je door elkaar heen gaat praten.
  • Als tijdens het videobellen het beeld of geluid teveel hapert, kun je er voor kiezen het geluid van je computer uit te zetten en gewoon de telefoon te gebruiken. Je kunt het beeld van je computer dan wel laten doorlopen.
  • Test van tevoren met een collega of gezinsleden hoe het videobellen gaat.
  • Maak duidelijke afspraak over datum en tijd. Dit voorkomt onnodig wachten. Je kunt ook een vergaderverzoek sturen ter herinnering.
  • Wees op tijd bij je afspraak.
  • Stel je erop in dat het bij een eerste contact even zoeken kan zijn om de videobelverbinding tot stand te brengen en de techniek goed te krijgen. Bedenk ook dat je niet alles van tevoren kunt weten noch voorkomen. Beginnen met online werken vraagt enige flexibiliteit en creativiteit. Bewaar vooral de rust als het technisch misgaat. Cliënten hebben daar begrip voor en ontspannen daardoor ook.
  • Kijk in de camera als je aan het woord bent, dan maak je meer contact met de anderen. Besteed daarnaast aandacht aan ‘echt’ contact maken met de cliënt. Benoem de emotie als je ziet dat iemand is geraakt. Zo laat je ook zien dat je op meer niveaus contact maakt dan alleen met woorden, zelfs online.
  • Stel mensen die voor het eerst videobellen op hun gemak aan het begin van het gesprek. En zorg voor een glimlach en positieve afsluiting.